Mail Merge

Mail Merge adalah sebuah fasilitas di Microsoft Word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang template nya sama namun tujuan penerimanya berbeda. Contoh Mail Merge ini adalah membuat surat undangan, sertifikat dan amplop.Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu: 

1. Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima. 

2. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Langkah-langkah membuat MAIL MERGE yaitu:

1. Buka dokumen Microsoft Word

2. Buka file surat yang berfungsi sebagai dokumen masternya

3. Pilih Mailings – Start Mail Merge – Step by Step Mail Merge Wizard

STEP 1
Saat muncul jendela Mail Merge di sebelah kanan, default yang terpilihnya adalah Letters.

 

 Klik Next: Starting document

STEP 2
Di step 2 ini, default yang muncul adalah Use the current document ( artinya kita hanya akan mengunakan document yang kita buka untuk proses Mail Merge).

Klik Next: Select recipients

STEP 3
1. Pilih Type a new list (jika belum memiliki daftar penerima Mail Merge)

2. Pilih Create
3. Akan muncul jendela baru dimana pada kolomnya tertera “Title”, “Last Name”, dll. Pilih tombol Costumize Columns

4. Hapus “Title”, “First Name”, dan semua daftar yang ada satu persatu. Jika daftar telah kosong, klik tombol Add untuk menambahkan field baru.
5. Ketik Nomor, klik tombol OK. Lakukan hal yang sama untuk menambahkan Nama dan Alamat

6. Pada jendela baru yang muncul (New Address List), silahkan isi data pada baris pertama
7. Untuk menambahkan data baru, klik tombol New Entry
8. Klik tombol OK

9. Saat tampil jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama telah ter Check List

10. Klik tombol OK lalu Klik Next: Write your letters

STEP 4
1. Letakkan cursor di bagian yang akan kita tempatkan Nomor surat
2. Klik menu More Items
3. Pilih Nomor
4. Klik tombol Insert
5. Ulangi langkah 1 sampai 4 untuk mengisi Nomor dan Alamat
Hasilnya seperti gambar di bawah ini:



6. Klik menu Next: Preview you letters

STEP 5
Pada tahap ini hasil dari Mail Merge dapat dilihat dengan mengklik tombol panah >> atau <<


STEP 6
Hasil Mail Merge dapat langsung dicetak dengan memilih menu Print atau jika ingin mengubah dapat klik menu Edit individual letters.